Projeto de Gestão Documental gera economia para a Prefeitura

Planejamento e Orçamento
19/10/2018 14h00

Uma ação inovadora que visa oferecer uma solução perene para uma questão que apresentava riscos, despesas elevadas e dificuldades para localização dos documentos. A Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog) visa simplificar processos para otimizar resultados com a implementação do processo de Gestão Documental. A estimativa é de que seja obtida uma economia de aproximadamente R$ 45 mil/mês, e cerca de R$ 540 mil/ano.

Todo o acervo de documentos, incluindo prontuário de servidores, passará por uma rigorosa triagem, organização e digitalização, além da microfilmagem e da criação de uma tabela de temporalidade, que estabelecerá qual o prazo para a manutenção física de determinados documentos. Nessa triagem, serão evidenciados todos os documentos de efetivo valor histórico, que receberão o adequado tratamento. “Esse é um desafio que encaramos e, conforme preconiza o prefeito Edvaldo Nogueira, fomos desafiados a pensar diferente, inovar na gestão e buscar soluções práticas e que se adequem ao conceitos de vanguarda”, pontua o secretário da Seplog, Augusto Fábio Oliveira.

Resultados Inovadores

Os documentos passam a ser organizados em guarda segura e preservada, mantidos por profissionais com formação em Gestão Documental, e acesso via gerenciamento eletrônico, com redução acentuada dos custos envolvidos. Isso elimina riscos de incêndio e extravio. “Além dessas vantagens, também vislumbramos eliminação do ambiente insalubre, que era um risco à saúde dos servidores responsáveis, e a redução do tempo de atendimento às demandas da Procuradoria Geral do Município que necessitam destes documentos para interagir em ações judiciais”, ressalta Augusto Fábio.

De um total de 40 milhões de documentos, estima-se que, após a análise e digitalização, cerca de 12 milhões de documentos (30%) sejam expurgados, e 28 milhões de documentos sejam mantidos digitalizados. A estimativa é realizar a digitalização de 50% de todo o acervo documental até 2020.

Responsabilidade Socioambiental

Conforme o que há de mais moderno sendo aplicado em ações gerenciais no mundo, esta também é uma ação que atende às premissas de responsabilidade socioambiental, com efeito positivo na “Pegada de Carbono”, que é um índice que mede os impactos de cada ação no ambiente de trabalho em relação ao comprometimento de recursos naturais, como a derrubada de árvores para fabricar papel, por exemplo.

“Também tornaremos mais eficaz a prestação de serviços e informações, já que o acesso aos documentos se dará de forma virtual podendo, inclusive, serem acessados pelos servidores de seus equipamentos remotos em casa”, complementa o secretário.

Augusto Fábio enfatiza que o valor pago atualmente para manter os documentos em nossa guarda é superior ao do projeto de digitalização. “Nós gastávamos, ao todo, cerca de R$ 78 mil/mês com aluguel de galpões, insumos e 13 funcionário envolvidos nessa atividade. Hoje, incluindo a digitalização que já está em curso, gastamos algo em torno de R$ 33 mil”, explica.

As operações serão efetuadas duas etapas: transferência do meio físico para o meio virtual (que já está acontecendo) e, na segunda fase, extinção do uso do papel em função da virtualização dos processos, consolidando a inovação e a redução do impacto ambiental. “Nós, atendendo a determinação do prefeito Edvaldo Nogueira na direção de adotar práticas modernas de gestão, estamos nos esforçando para avançar nesse sentido, já que a modernização não é um luxo, é uma questão de sobrevivência”, conclui o secretário.