A modernização dos processos de trabalho tem se mostrado cada vez mais constante e eficaz na Prefeitura de Aracaju. Implementada pela Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog), a virtualização de trâmites internos e gerenciamento de documentação é uma realidade que proporciona, diariamente, mais agilidade ao trabalho desenvolvido na gestão.
Desde sua implementação, em maio de 2019, já foram mais de dois milhões de documentos tramitando através do 1Doc, que é a plataforma de comunicação interna e gestão documental usada na administração municipal. Todas as secretarias e órgãos municipais já utilizam a ferramenta, fazendo com que o volume de documentos, sejam migrados ou gerados dentro do próprio sistema, aumente a cada minuto. Em um dia de trabalho na Prefeitura, são criados, em média, 4.327 novos documentos.
O número expressivo é um indicativo, de acordo com o secretário Augusto Fábio Oliveira, de como a ferramenta contribui para a resolutividade das demandas. "Através desse sistema, substituímos a tramitação de documentos físicos pelo ambiente virtual, eliminando o tempo que era perdido com o deslocamento e acabando com problemas de extravio. Isso também fez aumentar a resolutividade, pois o sistema pode ser acessado pelos servidores a qualquer momento e de qualquer lugar através da internet, permitindo que todos os envolvidos acompanhem o andamento do processo em tempo real", explica Augusto Fábio.
Além de toda essa modernidade gerar mais rapidez e praticidade à tramitação dos serviços, há a contribuição para o meio ambiente com redução do gasto de papel. Já foram economizadas mais de dez milhões de impressões, graças ao uso da plataforma digital.
Eficiência
Quem utiliza o serviço sabe como a resposta é rápida e eficiente. É o caso da enfermeira Conceição Mendonça, servidora estatutária da Secretaria Municipal da Saúde, que teve sua demanda resolvida de maneira célere. Para ela, a agilidade do sistema reflete o compromisso e a competência das equipes que atuam por trás dele.
"Por alguns momentos imaginei que, pela pandemia, meus requerimentos não teriam evolução, Para meu orgulho e alegria, meus requerimentos começaram a passar de setor em setor, com despachos nas diferentes áreas técnicas e encaminhamentos imediatos. Havia dias em que eu recebia pelo menos quatro movimentos do processo, inclusive aos sábados, domingos e feriados. A Seplog consegue estabelecer uma linha de excelência e resposta rápida ao servidor municipal", elogia Conceição.
