Compartilhar as boas práticas desenvolvidas na gestão documental e virtualização de processos. Foi com esse objetivo que técnicos da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog) receberam, nesta sexta-feira, 19, equipes da Fundação de Apoio à Pesquisa e à Inovação Tecnológica do Estado de Sergipe (Fapitec). A reunião aconteceu no auditório do Centro Administrativo Prefeito Aloísio Campos.
Durante o encontro, foram apresentadas as ações de modernização que a Prefeitura de Aracaju tem realizado na gestão e tramitação de documentos, além da ferramenta usada para a virtualização dos processos de trabalho, a plataforma 1Doc. Implantada há quatro anos, a ferramenta permitiu que os processos de trabalho da administração migrassem para o meio virtual, gerando economia, transparência e segurança.
O gestor da Seplog, Augusto Fábio Oliveira, mostrou como aconteceu a implantação e os resultados obtidos com a ferramenta de virtualização documental. "Dentro de um projeto de gestão documental, prospectamos uma empresa que atendesse às necessidades e aos requisitos da administração, em termos de infraestrutura e segurança. Usamos a ferramenta há exatos quatro anos e, ao longo desse tempo, são feitas diversas atualizações e melhorias contínuas para adaptar à realidade de trabalho da Prefeitura e às novas demandas que vão surgindo no serviço público municipal", explicou.
Além disso, o secretário destacou como a modernização da gestão documental foi importante para a economia dos recursos e, também, para dar mais segurança à administração municipal. "Diariamente, o serviço público gera um volume gigantesco de papéis e documentos, e isso requer espaço para armazenamento. Com a virtualização dos processos, tivemos uma significativa redução de custos, tanto de impressões e aquisição de papel, quanto de aluguel e manutenção de galpões de armazenamento. Outro aspecto fundamental é a transparência nos processos, que podem ser acompanhados pelo solicitante a cada movimentação, e a segurança no extravio de documentos, que é algo que não existe com a ferramenta", frisou Augusto Fábio.
Case de sucesso
O gerente de Atendimento ao Cliente da 1Doc, Ricardo Antônio Duarte, participou do encontro para apresentar aos técnicos cada funcionalidade da ferramenta e como ela pode ser uma importante aliada na gestão. Para ele, o trabalho desenvolvido nos últimos anos pela Prefeitura de Aracaju com a utilização da plataforma é um exemplo de excelência.
"Aracaju foi um case bem interessante para a 1Doc, foi a nossa primeira capital e nos fez evoluir muito. O trabalho junto com a equipe da Prefeitura permitiu que a gente, enquanto empresa, aprendesse novas metodologias e isso hoje está se refletindo aqui, sendo exemplo para outros órgãos", enalteceu Ricardo.
A forma como o Executivo Municipal modernizou a tramitação de documentos foi o que chamou a atenção do presidente da Fapitec, Alex Cavalcante Garcez. Ele conta que, após tomar conhecimento da maneira como a Prefeitura vem trabalhando, se interessou em conhecer de que maneira a plataforma poderia colaborar com os projetos de pesquisa científica desenvolvidos pela fundação.
"Em conversa com o secretário Augusto Fábio, o 1Doc pareceu estar mais avançado que o sistema que usamos na fundação. Nosso objetivo é ter um sistema que funciona não só internamente, mas também externamente, pois temos pesquisadores e bolsistas que precisam alimentar com informações, relatórios e prestação de contas, além da assinatura eletrônica, que será uma economia nas nossas certificações digitais", conta.
Presenças
Também participaram da reunião o gestor de Tecnologia da Informação do SergipeTec, Gilson Magalhães; a coordenadora geral de Planejamento da Seplog, Patrícia Santa Bárbara; o coordenador geral de Tecnologia da Informação, Cláudio Luiz da Silva; e técnicos da Coordenadoria Geral de Planejamento da Seplog.
