A Secretaria Municipal de Controle Interno (Semci), que tem como finalidade principal garantir a transparência financeira nas ações da Prefeitura Municipal de Aracaju (PMA), já começou a implantar o novo sistema operacional que, a partir de janeiro de 2007, será utilizado por toda a administração para operações contábeis. Chamado de Sistema Financeiro Integrado (SFI), o novo software venceu licitação realizada no ano passado e substituirá o Sistema de Controle e Operação (SCOP), que é utilizado pela administração pública municipal desde 1976.
Nesta fase de implementação, o novo sistema trabalhará junto com o antigo, até todos os técnicos se adaptarem ao SFI. De acordo com o secretário-adjunto da Semci, Marcos Souza, um dos responsáveis pela mudança do software, o SFI vai facilitar e agilizar ainda mais o processo de auditória da PMA, já que as informações sobre convênios, licitações, contratos e obras passam a estar à disposição em tempo real.
“Entre outras vantagens oferecidas, o novo sistema tem quatro pontos que significam uma evolução considerável em relação ao seu antecessor. O SFI é um sistema integrado, on-line, descentralizado e multiusuário. Isso vai facilitar o trabalho dos técnicos do departamento de fiscalização da documentação contábil, financeira e patrimonial, que não precisarão mais esperar a chegada dos relatórios de cada uma das 29 organizações vinculadas à prefeitura, a exemplo de secretarias e autarquias”, explica.
Outro instrumento já implementado para facilitar a operacionalização e contribuir com o processo de transparência foi o Sistema de Gestão de Material (SGM), que otimizou a utilização do que é comprado e evitou desperdícios. Utilizado desde 2001, o SGM é o responsável pelo controle do almoxarifado, foi desenvolvido pela Secretaria Municipal de Administração (Semad) e aperfeiçoado pela Semci.
“O desenvolvimento de sistemas organizacionais mais eficazes melhorou sensivelmente o aproveitamento dos esforços humanos e dos recursos financeiros das Unidades de Administração Geral (UAG’s) de cada secretaria municipal. Além disso, o estabelecimento de normas para controlar os serviços contratados faz com que a compra de serviços e as licitações obedeçam aos padrões da lei, garantindo a boa aplicação do dinheiro público”, explica o secretário Moacir Santana.
Priorização das auditorias
Cumprindo a sua função constitucional, a Secretaria Municipal de Controle Interno, durante todo o ano de 2005, realizou diversas atividades relativas ao controle e à fiscalização nas unidades administrativas do Poder Executivo Municipal, agindo também de forma pedagógica e corretiva, nos processos relativos à execução orçamentária e financeira, bem como em procedimentos de licitação, convênios, contratos e folha de pagamento.
“Procedimentos de auditoria foram implementados no pessoal técnico que, para este fim, recebeu treinamentos que contemplaram as formas de fiscalização exercidas pelo Controle Interno. Foram realizados treinamentos nas áreas de licitação, execução orçamentária, execução, acompanhamento e fiscalização de convênios e contratos, fiscalização de recursos humanos com ênfase em folha de pessoal, prestação de contas de suprimento de fundos, análise de empenhos, auditoria orçamentária e contabilidade pública”, informa Moacir.
Foram constituídos novos instrumentos que auxiliam a fiscalização das equipes em campo como, por exemplo, a utilização de check-list para licitações, convênios, contratos, pessoal; questionários de auditoria; novo formato para relatório de análise e elaboração de manuais para auxílio nas inspeções.
Apesar da matriz desenvolvida sob a perspectiva global sinalizar as entidades para as quais os esforços de auditoria devem estar direcionados com prioridade, foi e é necessária a identificação dos principais riscos existentes em cada uma das entidades, considerando que a Auditoria Geral é responsável por certificar as prestações de contas dos gestores. Para isso, é imprescindível a realização de exames de auditoria nas áreas mais relevantes de cada entidade, de forma a subsidiar essa certificação, independente de qual o posicionamento a entidade obteve na matriz global.
Desse modo, a Secretaria Municipal de Controle Interno realizou, no decorrer do exercício financeiro de 2005, 44 auditorias ordinárias (inspeções), duas auditorias especiais, 30 auditorias de folha de pagamento, 57 auditorias de convênios e contratos, uma auditoria de engenharia, 31 emissões de pareceres administrativos, 64 acompanhamentos de procedimentos licitatórios, 217 análises de licitações: 15 mil análises de empenhos e sub-empenhos, duas auditorias patrimoniais, duas auditorias operacionais (frota de veículos e oficina), 381 análises de suprimentos de fundos e 37 emissões de pareceres de acompanhamento.