Entre os dias 24 e 26 do mês de agosto, aconteceu, na cidade de Goiânia, a 55ª edição do Fórum Nacional das Secretarias Municipais de Administração das Capitais, o Fonac. Representando a Secretaria Municipal de Administração (Semad), o diretor geral de Administração da Semad, José Carlos do Nascimento, participou da conferência que reuniu representantes das secretarias de todo o país em torno da discussão de processos, serviços e estratégias desenvolvidas em cada capital brasileira no âmbito administrativo.
Caracterizado pela dinâmica e interatividade, o Fonac configura-se em uma oportunidade única para os profissionais da gestão municipal. Através de palestras e discussões, o encontro possibilita a comunhão da experiência na gestão pública, a viabilização do contato entre os gestores (facilitando assim a implementação em outras capitais dos serviços administrativos partilhados durante o Fórum) e a atualização acerca do que está acontecendo nas diversas áreas do país em termos de administração municipal.
"Vi coisas muito importantes durante o Fórum. Não são somente as palestras que contribuem para o desempenho cada vez melhor das nossas atividades, mas a interação que acontece entre os participantes provenientes de 26 diferentes realidades, cada uma com sua especificidade, talvez seja a maior contribuição do evento", afirma o diretor geral de Administração da Semad.
Modernização
Entre as novas práticas discutidas durante o evento, chamou atenção do diretor geral a palestra ‘Arquivo Público Municipal de Curitiba - referência em modernização', ministrada pelo Diretor do Departamento de Arquivo Público da Prefeitura Municipal de Curitiba, Rubens Zampieri.
"Eles demonstraram que a instalação do novo Arquivo Público Municipal trouxe nova agilidade ao tráfego de informações no arquivo e maior segurança ao processo de pedido, localização e devolução da cópia dos documentos. Depois de implantado o novo formato, esse processo que, em média, era concluído em 42 dias, agora pode ser concluído em apenas três dias. Pretendemos implantar esse novo sistema de acomodação dos documentos aqui no Arquivo da Semad, de forma ainda mais abrangente do que o que foi visto em Goiânia", anunciou José Carlos.
Etapas
A primeira medida da Secretaria será a implementação da tabela de temporalidade, onde constará a validade dos documentos acomodados no arquivo. A tabela possibilita o acompanhamento dos prazos dos documentos para que, expirado o prazo, esses arquivos possam ser fragmentados abrindo assim espaço para a entrada de outros.
Além da tabela de temporalidade, outra medida planejada pelo setor para melhorar ainda mais o sistema de arquivamento serão: o condicionamento do espaço físico para alocação dos documentos, a digitalização e a criação de um protocolo eletrônico para a requisição de documentos.
