Semed implanta sistema online para agilidade e controle nas solicitações de materiais

A Secretaria Municipal da Educação (Semed) está dando mais um passo para a excelência da administração na Educação da capital sergipana. Na tarde desta segunda-feira, 25, no auditório Antonio Vieira, representantes da Secretaria Municipal da Fazenda (Semfaz) e da Semed se reuniram com diretores e gestores escolares para apresentação do sistema Contabilis, um programa online que visa agilidade, controle e prestação de contas em relação ao serviço de almoxarifado.

Agora, em vez de precisar ir até a secretaria e solicitar itens administrativos ou materiais para as escolas através de documentação (memorando) e esperar a resposta para saber se o almoxarifado possui o material, quando poderá entregar e quantos itens serão entregues, o diretor fará a requisição através de cadastro online pelo Contabillis. Assim que o cadastro é realizado, o setor de almoxarifado da secretaria visualiza o pedido e o diretor tem uma resposta imediata de quando e quantos itens serão entregues, atendendo ao pedido.

A secretária municipal da Educação, Maria Cecília Leite, destaca que esta é uma ferramenta de gestão transparente e democrática. "Um novo sistema como este significa a organização maior do nosso almoxarifado, do nosso patrimônio. Faz com que os gestores das escolas tenham acesso as informações do almoxarifado ou de seu processo de forma rápida. Então, com isso, iremos otimizar recursos, teremos uma logística segura sobre a distribuição do patrimônio, além de mais qualidade na comunicação com os nossos gestores'', afirma.

Marcos Dias, coordenador de Controle e Gestão de Sistema da Semfaz, explica que o Contabillis foi uma solicitação do prefeito Edvaldo Nogueira para controlar gastos e agilizar o atendimento das necessidades em diversos setores. O novo sistema foi desenvolvido para integrar as demandas de material administrativo de todas as secretarias, possibilitando o acompanhamento dos gastos e das medidas de redução de custos de cada secretaria, através de relatórios atualizados sistematicamente. 

"Este é um meio de sabermos o que pode ser feito para reduzir gastos e de onde podem ser retirados determinados empecilhos da gestão. Vamos saber quanto tem de material em cada escola, quantos alunos têm naquela escola, se esse material realmente está sendo utilizado de forma consciente. Haverá, inclusive, um resultado mais positivo para com as exigências do Tribunal de Contas, pois é também uma fiscalização dos gastos públicos com materiais de expediente, onde está, o que está sendo comprando, se está  sendo comprando com eficiência, se o material está correto ou é necessário", relata o coordenador.

A partir da primeira semana do mês de outubro, todos os gestores das Escolas Municipais de Aracaju vão solicitar material do almoxarifado da Educação através do sistema. Para balanço e organização do almoxarifado, o Departamento Administrativo Financeiro (DAF/Semed) está realizando um inventário do setor, fazendo seu balancete contábil. Segundo a diretora do DAF, Kátia Perete, esta é uma maneira de viabilizar a implantação do sistema, otimizando o fluxo administrativo e evitando a demora na entrega dos pedidos.

"Quando nós chegamos na gestão, este ano, os diretores de escola iam até o almoxarifado solicitar os materiais, em um fluxo que não podia ocorrer. Refizemos este processo fazendo com que as requisições fossem feitas no gabinete da secretária. Mas como também não era algo que vinha atendendo a contento, sentamos e discutimos a ativação deste módulo para os requisitantes, que são os diretores de escola e das unidades administrativas", ressalta.

Todos os diretores, gestores e funcionários presentes na apresentação do sistema receberam o Manual de Requisição de Materiais impresso e online. Gilson Mariano, diretor da Escola Municipal de Ensino Fundamental (Emef) Marechal Henrique Teixeira Lott, comemora a implantação do Contabillis e comenta que o sistema irá facilitar sua vida enquanto gestor escolar.

'"Nós diretores temos que fazer o Plano de Aplicação com base no que tem no almoxarifado ou não e o programa Contabilis vai fazer com que esse plano seja desenvolvido de modo mais eficaz. Além do mais, viabilizará as requisições de forma mais rápida, e ao mesmo tempo faz com que a gente saiba o que, de fato tem no almoxarifado, mesmo que não seja informada a quantidade exata. E outra vantagem do sistema é que serve como ferramenta de transparência e de informação precisa", conta.