Prefeitura moderniza processos administrativos e oferece maior comodidade ao servidor

Agência Aracaju de Notícias
27/07/2018 09h00

Com o objetivo de reduzir custos, otimizar processos e modernizar a gestão, a Prefeitura de Aracaju, por meio da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog), investe em Tecnologia da Informação (TI) para oferecer maior segurança e agilidade aos servidores nos atendimentos dos serviços do município.

Através de um mapeamento realizado em 131 processos da Seplog, que identificou as principais dificuldades, algumas soluções e alternativas tecnológicas foram adotadas, como a implantação do Centro de Processamento de Dados (Data Center) e a instalação de programas de informática, modernizando todos os processos de trabalho. Algumas ações, como a virtualização de processos, digitalização de documentos, manualização de procedimentos técnicos e migração do atendimento físico para o virtual, vão dar maior celeridade aos requerimentos protocolados na secretaria.

De acordo com o secretário municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão, Augusto Fábio Oliveira, a inovação tecnológica garante a excelência da prestação do serviço público. "A modernização não é um luxo, é uma questão de sobrevivência. Estamos buscando automatizar e informatizar os processos para gerar economia e modernizar a gestão. É mais um projeto que faz parte do Planejamento Estratégico da Prefeitura, que traz mais segurança, eficiência e aumento da resolutividade dos processos. Vai ficar como um legado", destacou.

Com a utilização de novos sistemas, foi possível reduzir em 50% cerca de oito mil processos administrativos acumulados deixados pela antiga gestão. Esse resultado também foi obtido graças aos mutirões realizados nos finais de semana pela Coordenadoria de Gestão de Pessoal, que trabalhou intensamente para dar tramitação aos milhares de processos encontrados.

Somente no primeiro semestre deste ano, já foram protocolados 30 mil novos processos com a aquisição dos novos servidores de informática. A partir do próximo mês, 19 procedimentos que eram feitos somente com a presença física, vão ser oferecidos virtualmente, onde o atendimento presencial continuará a ser mantido.

O atendimento pelos canais remotos levará conforto, comodidade, aumento da resolutividade e economia financeira para o servidor. "Com a implantação da tecnologia na Seplog, o servidor e o cidadão poderá acompanhar o seu processo virtualmente, sem sair da comodidade de sua casa e sem precisar se deslocar para vir buscar uma informação ou um contracheque, por exemplo", contou o secretário.

"É uma mudança que ocorre em todos os setores, pelos próprios técnicos da secretaria. Nenhuma empresa foi contratada. Todo esse investimento é fruto do trabalho de contenção de despesas e redução de custos operacionais. Queremos ainda neste ano modernizar todos os processos", enfatiza.

Gestão documental

Para arquivar documentos antigos, a secretaria alugava quatro galpões e tinha uma despesa de R$ 72 mil reais com o pagamento de funcionários, limpeza e energia. Com a digitalização das documentações, somente um galpão está sendo utilizado para armazenar o acervo com um custo total de R$ 7.850 reais, uma economia de R$ 64.150 e também de responsabilidade socioambiental.

"Estamos trabalhando nesse sentido para reduzir custos, trazendo economias bem significativas e mais segurança em guardar a documentação com a digitalização dos processos. Deixaremos de gerar processos físicos para gerar processos virtuais, reduzindo a produção de papel e contribuindo om o meio ambiente", falou Augusto Fábio.

Totens eletrônicos

Uma nova opção eficaz de atendimento utilizada pelos servidores são os dois totens de autoatendimento implantado na entrada do Centro Administrativo da PMA, que oferecem mais agilidade e comodidade, com serviços como impressão do contracheque e informações sobre processos já protocolados, eliminando a necessidade de aguardar o atendimento convencional nos guichês de atendimento. Essas opções também podem ser acessadas pela internet, aqui no site da Prefeitura, através do portal ‘Serviço de Atendimento ao Servidor' (SAS).

Diversos outros serviços também passarão por essa migração e poderão ser acessados a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, oferecendo toda a facilidade para que os servidores, ativos e inativos, contem com opções eficientes de atendimento às suas demandas.