Digitalização de documentos otimiza processos administrativos

Pode parecer algo bem simples, mas dentro do processo administrativo faz toda a diferença. A digitalização de documentos, que integra o projeto de Gestão Documental, é uma das ações da Prefeitura de Aracaju, através da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog), que integram o Planejamento Estratégico da atual gestão. Através dessa digitalização, muitos processos serão simplificados, o que, consequentemente, vai otimizar o serviço prestado, sobretudo aos servidores municipais. 

Para esse serviço, uma empresa especializada foi contratada ainda no início de 2018 para organizar os documentos e, em seguida, dar início à digitalização. “Nosso intuito é concluir esse processo até março deste ano. Esse processo vai proporcionar eficiência, mais informações que serão colhidas quando da instrução dos processos administrativos, otimização desses processos, segurança quanto aos documentos funcionais dos servidores e facilitação nas transições de gestões. Nestas transições, por exemplo, muitos documentos acabavam sendo extraviados e, por isso, nosso intuito e dinamizar ao máximo”, explicou o gerente de Movimentação e Cadastro da Seplog, Alexandre Barreto. 

Com o desenvolvimento do projeto, a Prefeitura de Aracaju foi selecionada num meeting internacional entre as 25 cidades com ações inovadoras e ficou entre as finalistas, juntamente com Hong Kong (Japão), Adelaide (Austrália), Londres (Inglaterra), Oslo (Noruega), Belfast (Irlanda do Norte), entre outras. 

Todo o acervo de documentos, incluindo prontuário de servidores, passará por uma rigorosa triagem, organização e digitalização, além da microfilmagem e da criação de uma tabela de temporalidade, que estabelecerá qual o prazo para a manutenção física de determinados documentos. Nessa triagem, serão evidenciados todos os documentos de efetivo valor histórico, que receberão o adequado tratamento. “É uma evolução que a administração municipal traz porque o interesse maior é o que servidor não seja prejudicado. Com todos os documentos digitalizados e dentro de um mesmo sistema, temos as informações com maior facilidade e isso reduz o tempo-resposta das demandas”, destacou Alexandre.

O projeto faz parte de um dos 65 itens do Planejamento Estratégico da gestão municipal. De um total de 40 milhões de documentos, estima-se que, após a análise e digitalização, cerca de 12 milhões de documentos (30%) sejam expurgados, e 28 milhões de documentos sejam mantidos digitalizados. A estimativa é realizar a digitalização de 50% de todo o acervo documental até 2020. “Todos os documentos são higienizados e enumerados um a um, e logo em seguida armazenados em um sistema que fica à nossa disposição. Os processos ainda permanecem na via física, mas, quando terminam, são digitalizados e se faz uma indexação permanente. Existe um projeto para virtualizar o processo desde o começo, mas envolve toda uma questão de sistema e estamos estudando para finalizar ainda neste ano”, explicou o gerente de Movimentação de Cadastro.

 

Além de otimizar o trabalho e dar mais segurança, a digitalização também segue compromisso socioambiental, com efeito positivo na “Pegada de Carbono”, que é um índice que mede os impactos de cada ação no ambiente de trabalho em relação ao comprometimento de recursos naturais, como a derrubada de árvores para fabricar papel, por exemplo,  e gera economia. Para se ter uma ideia, antes, era gasto cerca de R$ 78 mil/mês com aluguel de galpões, insumos e 13 funcionários envolvidos nessa atividade. Hoje, incluindo a digitalização que já está em curso, se investe em torno de R$ 33 mil.