Projeto de digitalização dos documentos da PMA está 80% concluído

Iniciado em outubro de 2018, o projeto de padronização e virtualização de processos administrativos, coordenado pela Secretara Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog), que tem como objetivo a aplicação da gestão documental nos processos administrativos da Prefeitura de Aracaju, está em fase de conclusão. Até o momento, 315.738 folhas já passaram pelo processo de digitalização, representando 80% de toda documentação que passará pelo processo.

Com a previsão de finalização para o mês de abril, a última etapa do projeto ficará responsável pela higienização dos prontuários e para a reorganização dos documentos mais antigos. Após a conclusão do procedimento, os servidores terão mais facilidade em acessar e requerer documentos, otimizando a agilidade dos trâmites administrativos e diminuindo o custo com a manutenção dos papéis. Todos os prontuários relacionados aos servidores ativos da Secretaria Municipal da Educação (Semed) e da administração geral já foram completamente digitalizados, e os documentos que compõem o quadro da  Secretaria Municipal da Saúde (SMS) estão em fase final.

O processo de digitalização é iniciado ainda na Prefeitura, com a coleta dos prontuários que saem da sede e vão para laboratórios especializados na higienização de documentos, para que, posteriormente, todos os prontuários sejam escaneados. Desde o início das atividades da gestão documental, todos os prontuários que passaram pelo processo foram recuperados, até mesmo os documentos mais antigos puderam ser restaurados.

Para o gerente de Movimentação e Cadastro da Seplog, Alexandre Barreto, o projeto, que faz parte do Planejamento Estratégico da gestão municipal, trará não apenas resultados na agilidade dos serviços para os servidores, mas, também, a segurança dos dados dos trabalhadores e uma significativa economia nos gastos da Prefeitura. "O custo que nós tínhamos com os galpões para  acumular todos os prontuários não será mais necessário após a conclusão da digitalização. Com a evolução do projeto, nós já desocupamos alguns desses galpões e a economia deste custo auxiliou efetivamente no processo de digitalização. Além de trazer uma maior segurança dos documentos e eficiência na informação e instrução dos processos, a gente conseguiu economizar o dinheiro que era gasto com esse serviço", aponta.

Apesar da atividade de digitalização ter como foco os servidores ativos, os prontuários dos trabalhadores já aposentados também passaram pelo processo, fazendo com que o arquivo morto (documentos relacionados aos servidores aposentados) também fosse integralmente digitalizado. "Como a gente precisa mais dos prontuários dos servidores ativos, priorizamos como primeira etapa a digitalização destes servidores, mas o conteúdo do arquivo morto era muito grande e não poderíamos deixar de tratá-lo, então o arquivo morto ficou como o segundo passo e já finalizamos a sua digitalização", complementa.

Fácil acesso e durabilidade

A implementação do novo sistema de digitalização classificará os documentos e prontuários, facilitando, assim, a busca dos documentos e garantindo uma maior segurança das informações, especialmente, dados sigilosos. Alexandre Barreto conta que a estratégia para organizar a digitalização dos dados dos servidores é dividir as informações em blocos. "Nós vamos dividir o prontuário em cinco blocos, assim o acesso será muito mais rápido e fácil. A divisão será baseada em documentos pessoais do servidor, afastamentos médicos, licenças, documentos diversos e portarias", pondera.

O dossiê, documento que acumula e registra toda a vida funcional de um servidor público em detalhes, também será acessado de uma nova maneira a partir do projeto de digitalização. A proposta vem para diminuir os custos com os papéis dos processos administrativos, além de reafirmar o trabalho com responsabilidade ambiental e agilizar o atendimento para o servidor.

De acordo com Alexandre Barreto, a proposta é trocar a tradicional pilha de papéis por um CD-ROM com o conteúdo que será entregue ao servidor. Desta forma, além da garantia do durabilidade do documento em forma digital, há uma economia no custo com os documentos impressos. "É uma proposta tecnológica e também de economia, nós temos um grande número de requerimentos com cópia integral de prontuário, isto acontece porque é comum o servidor ter a preocupação de acessar  documentos importantes, como certidão de tempo de contribuição, tempo de serviço, entre outros. Por isso, a ideia de usar um CD-ROM para armazenar essas e outras documentações traz não só eficiência na instrução dos procedimentos, mas uma grande economia. Em média, o prontuário do servidor tem entre 300 e 500 folhas, é um grande avanço poder colocar todas essas informações de forma digitalizada e segura para o servidor", enfatiza.